Ursprünglich wurde unter dem Begriff „Ortschaft“ eine Gesamtheit von Häusern verstanden, die durch eine gemeinsame Konskriptionsnummerierung zusammengefasst war. Da dieses Nummerierungssystem jedoch nur mehr in einem Teil der Ortschaften besteht, weil es vielfach durch benannte Straßen mit Orientierungsnummern ersetzt wurde, kann die Gliederung einer Gemeinde in Ortschaften auch auf anderen Gegebenheiten wie etwa räumliche Trennung, ehemalige Gemeinde und anderem beruhen.
Ortschaften sind nur im besiedelten Raum, nicht aber in Wald, Flur und Ödland abgrenzbar.
Der Begriff „Ortschaft“ ist in den meisten Bundesländern in den Gemeindeverordnungen verankert, wobei es für Auflassungen, Neueinführungen oder Namensänderungen von Ortschaften meist landesgesetzliche Regelungen gibt.
Eine Ortschaft sagt aber nichts über die Struktur der Siedlung aus. Sie kann vielmehr jede Siedlungsform, ausgehend von geschlossenen Siedlungen wie Städten, Märkten, Dörfern und Weilern bis zur reinen Streusiedlung sowie alle möglichen Kombinationen dieser Siedlungsformen umfassen.